Учет операций по кассе лекция читать. Лекция по бухгалтерскому учету на тему "Учет кассовых операций на п.о.п.". Выдача наличных для выплаты зарплаты

Бухгалтерские документы и требования, к ним предъявляемые.

Каждая хозяйственная операция оформляется соответствующим первичным документом. Документы подтверждают законность и факт совершения хозяйственной операции. Они используются при выяснении спорных вопросов, при проверках контролирующих органов, для управления и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов:

1. наименование предприятия

   наименование документа

   дата составления документа

   подписи лиц, ответственных за проведение операции

   на отдельных документах должна стоять печать (банковские документы, документы о передаче товаров)

Документы должны быть достоверными, т.е. отражать фактическое содержание операции.

Текст и цифры в документах должны писаться разборчиво, чтобы не допускать двоякого толкования.

Записи сумм в документах производятся не только цифрами, но и прописью.

Первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, полежат обязательному гашению штампом или надписью от руки: “Получено” “Оплачено” “Погашено”, с указанием даты и подписи.

Строки, оставшиеся в документах не заполненными, перечеркиваются.

Все документы подлежат обязательному хранению:

1. большинство первичных документов и бухгалтерская отчетность - 4 года;

   лицевые счета работников (при их отсутствии расчетные ведомости) – 75 лет.

В денежных документах не допускается никаких исправлений. В остальных документах исправления могут производиться одним из 3-х методов бухгалтерских исправлений (см. III).

Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

Сведения из первичных документов группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (журнал регистрации хозяйственных операций, кассовая книга, главная книга);

карточки (карточки учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств);

свободные листы (журналы, ордера).

По степени детализации учета учетные регистры бывают:

Синтетические (главная книга, журнал “Главная”);

Аналитические (карточки учета материальных ценностей);

комбинированные (некоторые журналы-ордера).

Сочетание различных учетных регистров образует разные формы бухгалтерского учета.

Основными формами бухгалтерского учета на сегодня являются:

упрощенная форма бухучета (журнал регистрации хозяйственных операций);

журнально-ордерная форма бухучета;

автоматизированная форма бухучета.

1. Упрощенная форма бухучета (журнал регистрации хозяйственных операций)

Первичные документы

Журнал регистрации хозяйственных операций

Аналитический учет - ведомости, карточки

Синтетический учет -журнал “Главная” (где открыты синтетические счета)

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Взаимная сверка синтетического и аналитического учета

Журнально-ордерная форма:

Это форма бухгалтерского учета позволяет сократить количество записей и разделить бухучет по отдельным участкам. Журналы - ордера представляют собой таблицы шахматной формы и заполняются по кредитовому принципу, т.е. хозяйственные операции разносятся с кредита какого-либо счета в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Журналы - ордера достаточно разнообразны, некоторые из них являются регистрами только синтетического учета, например, журнал - ордер № 8. Другие позволяют скомбинировать синтетический и аналитический учет, например, журнал - ордер № 7 (по расчетам с подотчетными лицами), журнал - ордер № 6 (по расчетам с поставщиками).

Отдельные журналы - ордера заполняются в хронологической последовательности. Например, журнал - ордер № 1 по счету 50 “Касса”; журнал - ордер №2 по счету 51 “Расчетный счет”.

Часть журналов - ордеров заполняется только в конце отчетного периода на основании групп однородных документов.

Первичные документы

Журналы-ордера

Синтетический учет – «Главная книга»

Аналитический учет - ведомости, карточки, журналы-ордера

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Промышленные предприятия применяют 16 журналов - ордеров.

Малые предприятия используют только часть из них:

№ 1 по кредиту счета 50 “Касса”;

№ 2 по кредиту счета 51 “Расчетный счет”;

№ 6 по кредиту счета 60 “Расчеты с поставщиками”;

№ 7 по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”;

№ 8 по кредиту счетов 67, 68, 61, 64, 75, 76;

№ 11 по кредиту счетов 41, 42, 43, 44, 62, 90;

По кредиту остальных счетов ведется журнал – «Шахматка»

Автоматизированная форма бухучета основана на использовании ПЭВМ и представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

Способы бухгалтерских исправлений.

Корректурный. Сущность заключается в том, что ошибочно написанное число аккуратно зачеркивается, сверху записывается правильное число и делается оговорка “Исправленному верить”.

Способ дополнительной записи. Если записана меньшая сумма по каждой позиции, то можно сделать дополнительную запись. Этим способом можно исправить ошибку и в журналах - ордерах.

Метод красного сторно. Неправильно записанное число повторяется в записи еще раз красным цветом чернил или синим (темным), но в рамке. Затем делается новая запись правильной суммы.

Тема 1. Учет денежных средств в кассе, учет денежных документов и переводов в пути.

I.Документальное оформление движения денег в кассе

II.Корреспонденция счета 50 с другими счетами

III.Учет денежных документов

IV.Учет переводов в пути

I. Документальное оформление движения денег в кассе

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие должно иметь оборудованное специально помещение кассы.

Порядок ведения кассовых операций регулируется “Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве”, которые устанавливаются Центральным банком РФ.

Кассовые операции осуществляет кассир, с которым должен быть заключен договор об индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет материальную ответственность как за денежные средства, так и за денежные документы и ценные бумаги, хранящиеся в кассе (акции, облигации, исполнительные листы, бланки трудовых книжек.)

Остаток наличных денег в кассе на конец дня ограничен лимитом, который устанавливается банком по согласованию с предприятием, сверх лимита деньги могут находиться в кассе только в дни выдачи заработной платы не более 3-х рабочих дней.

Характеристика кассовых документов.

1. Приходный кассовый ордер

Любое поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО - 1). К приходному кассовому ордеру заполняется квитанция, которая отрывается и выдается лицу, внесшему деньги, или подписывается к выписке банка, если деньги получены с расчетного счета. Приходный кассовый ордер подписывают главный бухгалтер и кассир. На приходном кассовом ордере ставится печать предприятия.

2.Расходный кассовый ордер

Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма КО - 2). Расходный кассовый ордер подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир. В расходном кассовом ордере также расписывается получатель, который собственноручно проставляет сумму прописью и дату получения. Если получатель не является работником данного предприятия, то в расходном кассовом ордере указываются его паспортные данные. Если из кассы выдаются деньги по платежной ведомости, то по истечении срока выдачи (3-х дней) расходный кассовый ордер выписывается на сумму выданной по платежной ведомости заработной платы. Подпись получателя при этом в расходном кассовом ордере не ставится.

Приходные и расходные кассовые документы выписываются бухгалтерией и, до передачи в кассу, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма К-3).

В соответствии с этим журналом присваиваются порядковые номера кассовым документам, контролируется целевое использование денег в кассе и проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Деньги по кассовым документам выдаются и принимаются только в день их составления. Кассовые документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Помарки, подчистки, исправления (в том числе оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Кассовые ордера сразу же после получения или выдачи по ним денег кассир подписывает, а приложенные к ним документы погашает штампом или подписью “Погашено”.

Все исполненные кассовые документы кассир регистрирует в кассовой книге (форма № К-4). На предприятии может быть только одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано... страниц”, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера.

При заполнении кассовой книги кассир переносит остаток с предыдущего листа кассовой книги, затем заполняет кассовую книгу по мере совершения кассовых операций. В конце дня в кассовой книге подсчитываются обороты и выводится остаток денежных средств в кассе.

В качестве субконто счет 50 и большинство его субсчетов используют субконто "Статьи движения денежных средств". При создании кассовых документов , в первую очередь , система запрашивает выбор статьи движения денежных средств.

Основным нормативным актом, который достаточно подробно регулирует особенности оформления и учета кассовых операций в организации, является "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденный решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40.

Рассмотрим особенности приходования денежных средств в кассу и реализацию этого процесса в 1С:Бухгалтерии.

5.2. Поступление денежных средств в кассу организации

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации ". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер , распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа , записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК . После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги . Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги , о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

Оформление ПКО

Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер . В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа ( рис. 5.2).

Рис. 5.2.

Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется - он представлен в проводках своими субсчетами.

Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей .

Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке , откроется форма ПКО, которую нужно заполнить ( рис. 5.3).

Здесь мы заполняем реквизит Сумма - вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:

Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам ) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС) . Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна - аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить (Предприятие > Настройка параметров учета , вкладка Денежные средства ).

Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать . На экране ( рис. 5.4) отобразится форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.

Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера .

Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например - для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа , нужно выделить его и нажать на кнопку , которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рис. 5.5 .

Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окне Результат проведения документа . Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа , однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

Ввод на основании

При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.

Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю , Реализация товаров и услуг , Отчет комиссионера о продажах , Отчет о розничных продажах .

ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС , Расходный кассовый ордер , Счет-фактура выданный .

Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы .

1.Кассовые операции с 2012г. претерпели несколько изменений, касающихся не только организаций, но и ИП, которым вменили обязанность вести кассовые операции. Учет кассовых операций ведется на основе Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» №373-П, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011г. Этот документ вступил в силу с 01.01.2012г. Положением определен перечень лиц, обязанных вести кассовую дисциплину: ЮЛ, которые ведут бухучет, организации, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, и ИП. На основании Положения вышеупомянутые лица должны вести кассовые операции, то есть производить прием и выдачу наличных денег из кассы. Месторасположение кассы определяется руководителем ЮЛ или предпринимателем по своему усмотрению. Ранее для касс необходимо было отдельное изолированное помещение, предназначенное только для хранения, приема и выдачи наличных денег, и руководители должны были соблюдать сохранность денег.

2.Ведение кассовых операций.

Кассовые операции ведет кассир, если несколько кассиров, то из них выбирается старший, а если кассиров нет, то кассовые операции может проводить сам руководитель. Свои права и обязанности кассир должен знать и быть ознакомленным под роспись. В Положении нет упоминаний о заключении с кассиром договора полной материальной ответственности. Заключение данного договора регламентировано статьей 244 ТК. Перечень должностей и работ, выполняемых или замещаемых сотрудниками, с которыми руководитель может заключать договоры о полной материальной ответственности за понесенную недостачу имущества, утвержден Постановлением Минтруда №85 от 31.12.2002г. Сюда включаются кассиры, кассиры – контролеры, контролеры.

3.Кассовые документы

Форма кассовых документов содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации. Это приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО), платежная ведомость, расчетно – платежная ведомость и кассовая книга. При приеме наличных денежных средств выписывается приходный кассовый ордер, по нему также принимаются сумма выручки, остатки денег, выплаченных под отчет, полученные суммы из банка по чеку и прочие наличные поступления. При выдаче наличных денег выписывается расходный кассовый ордер, на выдачу сумм под отчет, на расходы, связанные с осуществлением деятельности ЮЛ/ИП, выдачу з/п и прочие расходы, связанные с наличностью. Выдача з/п помимо расходного кассового ордера производится по расчетно – платежным ведомостям или платежным ведомостям. Для учета кассовых операций ведется кассовая книга. При передаче денег от кассира старшему кассиру записи отражаются в кассовой книге в момент передачи денег.

4.Порядок оформления кассовых операций

Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. В электронном виде после оформления они распечатываются на бумаге. Кассовые документы могут оформлять главбух, бухгалтер или иной работник по согласованию с главбухом на основании приказа или иного распорядительного документа; при отсутствии вышеупомянутого сотрудника документы оформляет руководитель. Кассовые документы оформляются на основании платежной или расчетно – платежной ведомости, заявлений, счетов и др. К ордерам должны быть приложены соответствующие документы. Внесение исправлений в кассовые документы не допускаются. Кассовые документы имеют право подписывать: главбух или ответственный бухгалтер, а при их отсутствии руководитель или кассир (приходный кассовый ордер); руководитель и главбух, либо ответственный бухгалтер, либо кассир (расходный кассовый ордер). У кассира должны храниться образцы подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы, а также штамп и печать с реквизитами организации или ИП. Если всю кассу ведет руководитель, то он и подписывает все кассовые документы. При получении приходного кассового ордера проверяется наличие подписи уполномоченного лица; они должны соответствовать имеющимся образцам. Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему и ставит штамп о проведении кассовой операции. Вносителю на руки отдается квитанция к ордеру. Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. Если вносимая сумма не соответствует сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир либо предлагает ее внести, либо возвращает излишки. Если вноситель отказывается вносить недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и возвращает руководителю или главбуху для переоформления. Если кассовая операция ведется с применением контрольно – кассовой техники, в конце рабочей смены кассир оформляет приходный ордер на общую сумму принятых денег на основании чековой ленты.

5.Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере или в расчетно – платежной ведомости на основании паспорта. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность его оформления, а также соответствие Ф.И.О. При выдаче наличности по доверенности, кроме вышесказанного, кассир проверяет соответствие доверенности. В ведомости кассир прописывает перед подписью лица – доверителя надпись «по доверенности»; доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или к расчетно – платежной ведомости. Если производится в несколько периодов времени, то делаются копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к документам; оригинал хранится у кассира и прилагается в последней выдаче наличных денег. При выдаче наличных денег получатель указывает получаемую сумму прописью; кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя, не отходя от кассы. После выдачи наличных кассир подписывает кассовые документы.

6.Выдача денег под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности работником оформляется расходным кассовым ордером согласно с его письменным заявлением; оно составляется в произвольной форме и содержит надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и сроки, на которые они выдаются, подпись руководителя и дата. Подотчетное лицо со дня выхода на работу или в течение 3 рабочих дней после истечения сроков выдачи денег обязано составить отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию. Авансовый расчет должен быть проверен, утвержден и по нему произведен окончательный расчет. Авансовый отчет проверяет главбух или ответственный бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, и утверждает руководитель. Наличные деньги под отчет выдаются в том случае, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

7.Выдача денег на з/п.

Выплата з/п, стипендий и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно – платежной ведомости. Срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в учредительных документах. Он не должен превышать 5 дней со дня получения наличных из банка. В последний день выдачи з/п в ведомости кассир ставит штамп или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не выдали денег. Счета их записываются в конце ведомости в итоговой строке, сумма фактически выданных денег и депонированных денег, то есть подлежащих сдаче в банк. В произвольной форме делается реестр депонированных сумм. При этом указанный реестр должен содержать наименование ЮЛ или Ф.И.О. ИП, дату оформления реестра, период возникновения депонированной задолженности, номер платежной ведомости, Ф.И.О. работников, не получивших денег, суммы не выплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестрам, подпись кассира с расшифровкой и дополнительные необязательные реквизиты. Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную ведомость и передает их на сверку и подпись руководителю. К фактически выданным суммам оформляется расходный кассовый ордер; номер ордера указывается в платежной ведомости.

8.Оформление кассовой книги.

В кассовые книги ведется учет поступающих в кассу и выдаваемых наличных денег. Кассир делает записи по каждому приходному и расходному ордерам. В конце рабочего дня в кассовую книгу вводится остаток наличных денег и заверяется подписью кассира. Записи кассовой книги проверяются бухгалтерией, а при отсутствии – руководителем, и подписывается проводящим операцию. Листы кассовой книги прошиваются и пронумеровываются. В конце книги проставляется количество листов цифрами и прописью; заверяются подписью руководства, а также закрепляются печатью. Если учет книги ведется в электронном виде, она распечатывается, сшивается и закрепляется по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

9.Лимит остатка наличных денег в кассе.

Это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно оставить в кассе после выведения остатка на конец дня. Организации этот лимит устанавливают самостоятельно на основании приказа или иного распорядительного документа, который должен храниться в определенном порядке. Лимит с 2012г. подтверждать в банке не нужно, ранее лимит устанавливался банком и согласовывался с руководителем организации. Лимит устанавливается из учета объема поступлений наличных денег. Организация с обособленными подразделения – с учетом объема поступления в этих обособленных подразделениях. Предусматривается превышение лимита в определенных случаях. Вновь созданные организации рассчитывают лимит кассы исходя из ожидаемой выручки.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком РФ 22.09.93 г. №40.

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.

Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка , установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».

К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.

Дебет Счет 50 «Касса» Кредит

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998г. №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

КО-4 «Кассовая книга»;

КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.

Расчеты через кассу между юридическими лицами, между юридическими лицами и предпринимателями ограничены суммой 100 тысяч рублей в рамках одного договора (с 20.06.2007г.).

Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.

Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы - в инвалюте и в рублях.

В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.

В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы . Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:

Д 50 К 91 - положительная курсовая разница;

Д 91 К 50 - отрицательная курсовая разница.

Поступление и выдача денежных документов , (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:

Д 50 субсчет «Денежные документы» К 50, 71, 76 – поступили денежные документы;

Д 73 К 50 субсчет «Денежные документы» - выдача работникам.